Bộ phận Sự kiện Tân An Palace · Cập nhật tháng 11/2026
Trả lời nhanh: hãy chuẩn bị hội nghị khách hàng theo 5 mốc: lập kế hoạch trước 4 – 6 tuần, chọn địa điểm trước 3 – 4 tuần, hoàn thiện nội dung và khách mời trước 2 – 3 tuần, tổng duyệt trong tuần cuối, rồi theo sát kịch bản trong ngày diễn ra.
Hội nghị khách hàng là dịp doanh nghiệp tri ân, giới thiệu sản phẩm và giữ chân đối tác. Một hội nghị chỉn chu cần chuẩn bị nhiều hạng mục cùng lúc. Checklist dưới đây giúp bộ phận tổ chức không bỏ sót việc nào.
Giai đoạn 1: Lập kế hoạch (trước 4 – 6 tuần)
- Xác định mục tiêu: tri ân, ra mắt sản phẩm, ký kết hay đào tạo đại lý.
- Chốt số khách dự kiến, ngày giờ và ngân sách.
- Lên khung chương trình: đón khách, khai mạc, phát biểu, nội dung chính, tea break, tiệc chiêu đãi.
- Phân công đầu mối: nội dung, khách mời, hậu cần, truyền thông.
Giai đoạn 2: Chọn địa điểm (trước 3 – 4 tuần)
- Vị trí thuận tiện, dễ tìm, có chỗ đỗ xe cho khách.
- Sức chứa phù hợp kiểu bố trí: rạp hát, lớp học, chữ U hay bàn tròn.
- Thiết bị: âm thanh, ánh sáng, màn hình LED hoặc máy chiếu, micro.
- Có thể kết hợp tiệc chiêu đãi và phòng nghỉ cho khách ở xa không.
Tân An Palace tại 22 Hồng Bàng có sảnh đến 700 khách, âm thanh ánh sáng, màn hình LED 4K P2.5, bãi đỗ xe rộng có bảo vệ và phòng nghỉ cho khách ở xa ngay trong tòa nhà. Xem dịch vụ hội nghị, hội thảo.
Cần báo giá hội nghị? Gọi 0989.490.850 hoặc gửi yêu cầu báo giá và đặt lịch xem sảnh.
Giai đoạn 3: Chuẩn bị nội dung và khách mời (trước 2 – 3 tuần)
- Gửi thư mời, theo dõi xác nhận tham dự.
- Hoàn thiện slide, video giới thiệu, kịch bản MC.
- Thiết kế backdrop, standee, bảng tên, quà tặng.
- Chốt thực đơn tea break và tiệc chiêu đãi.
Giai đoạn 4: Tuần cuối
- Chốt số khách cuối cùng với địa điểm.
- Gửi file trình chiếu, nhạc nền cho kỹ thuật.
- Tổng duyệt chương trình, chạy thử âm thanh ánh sáng.
- Chuẩn bị bàn đón khách, danh sách check-in.
Ngày diễn ra hội nghị
- Có mặt sớm 2 – 3 tiếng để kiểm tra sảnh và thiết bị.
- Đón khách, check-in, phát tài liệu.
- Theo sát kịch bản, giữ đúng thời gian từng phần.
- Chụp ảnh, quay video phục vụ truyền thông sau sự kiện.
- Tiệc chiêu đãi, tặng quà, tiễn khách.
Sau hội nghị
- Gửi thư cảm ơn và tài liệu cho khách.
- Tổng hợp phản hồi, đánh giá chi phí và hiệu quả.
Tham khảo thêm 6 tiêu chí lựa chọn trung tâm tổ chức sự kiện và mẫu kịch bản MC tiệc công ty.
Câu hỏi thường gặp khi tổ chức hội nghị khách hàng
Nên chọn kiểu bố trí nào?
Kiểu rạp hát hợp hội nghị đông người chủ yếu nghe trình bày; kiểu lớp học khi khách cần ghi chép hoặc đặt máy tính; bàn tròn khi kết hợp tiệc chiêu đãi; chữ U cho nhóm nhỏ thảo luận.
Sảnh lớn nhất tại Tân An Palace rộng bao nhiêu?
Sảnh Eros 1 rộng 820m², trần cao 5m, phục vụ tiệc bàn khoảng 670 khách. Số chỗ ngồi theo kiểu rạp hát hoặc lớp học sẽ được tính cụ thể khi khảo sát sơ đồ.
Có thể kết hợp hội nghị và tiệc chiêu đãi tại một nơi không?
Có. Doanh nghiệp có thể tổ chức phần hội nghị rồi chuyển sang tiệc ngay tại sảnh, khách không phải di chuyển. Tân An Palace từng đón các sự kiện doanh nghiệp như lễ ra mắt VBNA Harbour Chapter 19 ngày 26/06/2026.
Khách ở xa có chỗ nghỉ gần không?
Có khách sạn ngay trong tòa nhà. Xem thông tin phòng nghỉ tại Tân An Palace.
Nhận báo giá hội nghị
Gửi ngày dự kiến, số khách và kiểu bố trí để nhận báo giá trọn gói. Nhận báo giá hội nghị hoặc gọi 0989.490.850.
